1.1. Ідеатон «EGAP Ideathon 2025» (далі — «Ідеатон», «Конкурс») — конкурс ідей, під час якого міжсекторальні команди з представників громадянського суспільства, розробників, органів місцевого самоврядування (ОМС ТГ) створять концепції нових сервісів або функціональних рішень для платформ e-DEM та СВОЇ.

Метою Конкурсу є віднайдення вдалих ідей та рішень для удосконалення наявних інструментів на платформах e-DEM та СВОЇ та створення нових, які розширять можливості для взаємодії громадян із місцевою владою та реалізації участі кожного громадянина в цифровий спосіб.

1.2. Організатор Ідеатону: захід організований у межах Програми EGAP, що виконується Фондом Східна Європа за підтримки Швейцарії.

1.3. Журі — сформована Організаторами команда спеціалістів, які закритим голосуванням обиратимуть переможців серед Учасників.

1.4. Експертні ментори — сформована Організаторами команда профільних спеціалістів, які консультуватимуть онлайн команди за їхнім попереднім запитом.

1.5. Фасилітатори — експерти, які супроводжують команди учасників під час Ідеатону. Їхня ключова місія — бути наставниками команд, допомагати структурувати ідеї, сприяти ефективній командній взаємодії та фокусуванню на результаті. Фасилітатори не є частиною команд і не беруть участі у створенні проєктів, але підтримують умови для продуктивної співпраці та генерації інноваційних рішень. Фасилітатори беруть участь у проміжному оцінюванні конкурсних ідей Команд у межах півфіналу.

1.6. Офіційний вебсайт — офіційний вебсайт Ідеатону за посиланням: ideathon.egap.in.ua

1.7. Учасники — фізичні та/або юридичні особи, що беруть участь в Ідеатоні та відповідають критеріям відбору, зазначеним у цих Правилах. Вони були офіційно зареєстровані для участі в Конкурсі через встановлений процес подання заявок. Учасники, що реєструються одноосібно, можуть бути долучені до команд, зареєстрованих у конкурсі, чи об’єднані в окремі команди. Усі Учасники зобов’язані дотримуватися всіх умов і вимог, визначених Організаторами, та брати участь у всіх передбачених активностях Конкурсу.

1.8. Команда — організована спільнота фізичних та/або юридичних осіб, метою якої є відтворення та/або реалізація певної бізнес-моделі, продуктів тощо. У складі команди може бути від 3 до 7 осіб.

1.9. Ідея — це короткий опис задуму або рішення, яке сприяє розв’язанню конкретної проблеми або поліпшенню наявної ситуації. Ідея має бути актуальною, реалістичною, орієнтованою на користь громади та відповідати тематиці Ідеатону. В описі зазначається назва проєкту, його аудиторія, характеристика проблеми, її розв'язання, очікуваний результат.

1.10. Проєкт — розроблені Командою концепція або рішення з прототипами, супутньою документацією тощо, які є предметом участі в конкурсній програмі та реалізація яких може створити нові продукти й цінності на користь розвитку платформ e-DEM та СВОЇ .

Період проведення Ідеатону — з 18 серпня до 28 жовтня 2025 року. Конкурс матиме змішаний формат:  генерування ідей та робота над проєктами онлайн та  презентування фінальних проєктів перед журі (пітчинг) офлайн.
‍
Учасників Програми буде окремо поінформовано про порядок визначення переможців.
Інформація про Ідеатон та будь-які зміни умов розміщуються на Офіційному вебсайті: ideathon.egap.in.ua 

3.1. Змагаючись в Ідеатоні, Учасники повинні сформувати ідеї, які мають чітку соціальну / громадську спрямованість, є актуальними для платформ e‑DEM або СВОЇ, реалістичними та орієнтованими на потреби громад.

3.2. Учасники, що не мають сформованих Ідей на етапі реєстрації, можуть брати участь в Ідеатоні. Їх відбиратимуть з огляду на професійні компетенції та досвід.

3.3. Кожна особа може зареєструватися для участі в Ідеатоні лише один раз і бути учасником тільки однієї Команди. Одна Команда може подати тільки одну Ідею.

3.4. До участі в Ідеатоні допускаються Команди, у складі яких від 3 до 7 Учасників. Умовами передбачено, що зареєстровані одноосібно Учасники або Команди, що складаються з двох людей, Організатори об’єднуватимуть із іншими Командами.

3.5. До представлення в Ідеатоні не будуть допущені Ідеї, які відповідають принаймні одному з таких критеріїв:

Участь у конкурсі є безоплатною.

4.1. Учасники конкурсу повинні заповнити аплікаційну форму заявки на вебсайті Конкурсу ideathon.egap.in.ua до 10 вересня 2025 року включно.

4.2. У разі виникнення суперечок щодо дати / часу подання остаточним є рішення Організатора Конкурсу. Організатор не відповідальний за втрату  заявок або несвоєчасне їх подання  Учасниками Конкурсу.

4.3. Не розглядатимуться ті заявки, де Учасники не заповнили обов’язкових полів аплікаційної форми або не надали відповідних документів. 

4.4. Конкурс відбувається в чотири етапи:

Критеріями відбору ідей в межах Конкурсу є:

Ідеї оцінюватимуть з огляду на складність їх технічної реалізації та співвідношення потенційної користі й витрат. 

6.1. Організатори перевіряють усі заявки на відповідність критеріям, зазначеним у наступних розділах Правил, оцінюють кандидатів і визначають учасників Ідеатону.

6.2. Рішення Організаторів є остаточним і не підлягає оскарженню.

6.3. Інформація про відбір Учасників, включно з результатами та причинами відхилення, не публікується.

6.4. Учасник запевняє в правдивості й точності усіх наданих ним даних і гарантує їх. У разі виявлення неправдивої інформації або використання акаунтів, що належать іншим особам Організатори мають право анулювати реєстрацію Учасника та не не видавати йому подарунки та/або винагороду.

6.5. Для фіналістів конкурсу Організатори відшкодовують витрати на проїзд до місця проведення фіналу Ідеатону (по Україні), забезпечують проживання учасників на час проведення фіналу Ідеатону (до двох осіб від команди). Решту витрат  у зв’язку з участю в програмі Учасники оплачують самостійно.

6.6. Фіналісти конкурсу самостійно організовують проїзд до місця проведення фіналу Ідеатону. Організатори компенсують витрати за умови надання документів, що їх підтверджують: автобусні чи залізничні квитки (купе, а також 2-й клас «Інтерсіті»). 

6.7. Команда має самостійно вирішити, хто саме представлятиме її у фіналі. Це може бути один або два учасники (-ці). Представлення команди одним представником допускається. 

7.1. Учасник зобов’язується:

7.2. Учасник має право:

8.1. Учасник зобов’язується не розголошувати конфіденційної інформації, яка стосується Ідеатону (місце проведення фіналу, перелік учасників та їх персональні дані, опис ідей інших учасників тощо), інших учасників чи Організаторів, без попереднього письмового дозволу.

8.2. Організатори Ідеатону зобов’язуються забезпечити захист конфіденційної інформації учасників та не розголошувати її третім особам без згоди учасників.

9.1. Організатори мають право дискваліфікувати Команди, що не з’являються в перший день Ідеатону (етап Ідеації). Явка Команди-півфіналістки в онлайн-частині Ідеатону обов’язкова.

9.2. Організатори мають право дискваліфікувати Команди-фіналістки, що не прибувають на Ідеатон для офлайн-презентації. Допускається присутність мінімально одного представника від Команди.

9.3. Організатори мають право дискваліфікувати команди на власний розсуд у разі невідповідності критеріям, вказаним у розділі 5 цих Правил. Також Організатори мають право не допускати до участі в Ідеатоні Ідеї, які суперечать загальноприйнятим моральним і культурним цінностям, містять контент сексуального, порнографічного характеру, розпалюють міжрасову, міжнаціональну, міжрелігійну або іншу ворожнечу, суперечать чинному законодавству України тощо.

9.4. Організатори залишають за собою право у будь-який момент вилучити з конкурсу будь-які матеріали, щодо яких Організатори отримали претензії від третіх осіб щодо порушення авторських та/або інших прав.

10.1. Організатори залишають за собою право вносити зміни до цих Правил у будь-який час із попередньою публікацією оновленої версії на офіційному вебсайті Ідеатону.

10.2. Учасники повинні ознайомитися зі змінами в Правилах та дотримуватися їх.

11.1. Учасники конкурсу надають свою згоду на використання Організатором, як під час, так і після закінчення Ідеатону,  всіх презентацій, дизайн-макетів, звітів, схем, планів, графічних зображень та інших матеріалів, створених під час заходу та завантажених в теку на Google Drive, посилання на яку Організатор надає.

12.1. Учасники конкурсу можуть претендувати на фінансову винагороду за представлення кращих проєктів у межах Ідеатону.  Винагорода виплачується в безготівковій формі після підписання договору між юридичною особою (чи ФОП), яка представляє Команду-переможця, та МБО «Фонд Східна Європа».

12.2. Загальний розмір Фонду винагород — 500 000 гривень, для трьох окремих Команд-переможниць у розмірах:

12.3. Команди-переможці зобов’язані сплатити всі податки й будь-які інші збори, пов’язані з отриманням нагороди, відповідно до вимог чинного законодавства.

12.4. Команди-переможці самостійно вирішують, як розподілити приз між Учасниками команди, і витрачають його на власний розсуд.

13.1. Під час реєстрації для участі в Ідеатоні Учасники надають Організаторам згоду на оброблення наданих під час реєстрації та/або згодом під час Конкурсу персональних даних (прізвище, ім’я, по батькові, місце роботи або навчання, посада, засоби зв’язку, адреса електронної пошти тощо) для організації та проведення Ідеатону, зокрема для передачі персональних даних Організаторам та афілійованим з ними особам, а також у разі обрання Учасників переможцями конкурсу — публікації прізвищ, імен, по батькові та інших наданих Учасниками даних на офіційному вебсайті.

13.2. Суб’єкти персональних даних користуються правами, передбаченими статтею 8 Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року.

13.3. Реєструючись на Конкурс, Учасники надають згоду на фото- та відеознімання за їх участі та подальшу публікацію цих матеріалів в інтернеті. Конкурс є публічним заходом, тому якщо Учасники не хочуть бути присутніми на візуальних матеріалах, вони мусять заздалегідь попередити про це Організаторів. У разі порушення цієї вимоги Організатори мають право на свій розсуд відмовити Учасникам в участі в Конкурсі.

14.1. Усі спори, пов’язані з Конкурсом, вирішуються через переговори між Організаторами та Учасником та регулюються законодавством України. Усі Учасники визнають виключну підсудність усіх спорів, пов’язаних із Конкурсом, судам України.

15.1. Реєструючись для участі в Ідеатоні, Учасник погоджується з умовами цих Правил та зобов’язується їх виконувати. Невиконання цих Правил є підставою для дискваліфікації Учасника на будь-якому етапі проведення Конкурсу.

15.2.Ці Правила, як і зміни до них, набирають чинності з моменту їх розміщення на офіційному сайті ideathon.egap.in.ua.

15.3.Порядок здійснення інших процедур, що не встановлений цими Правилами, встановлюється іншими локальними документами Організаторів або через ухвалення оперативних рішень під час проведення Конкурсу з огляду на принципи доцільності, справедливості та розумності.

15.4. Організатори не несуть відповідальності в разі настання форс-мажорних обставин, таких як стихійні лиха, пожежа, повінь, воєнні дії будь-якого характеру, громадські заворушення, суттєві зміни в законодавстві, інші непідвладні волі Організаторів обставини.

15.5. У разі визнання будь-якого положення цих Правил недійсним, усі інші положення зберігають свою силу.